كم مرة كنت مسافرا أو خرجت للتجول بسيارتك، فإذا بالشرطي يوقفك ويسألك عن أوراق السيارة ،أنت متأكد أن كل شيء على ما يرام و جميع أوراقك مضبوطة ولم ترتكب أي مخالفة…ثم يخبرك الشرطي إنه تم انتهاء صلاحية البطاقة الرمادية وعليك أداء غرامة مالية 🙁 . فقلت في نفسك : كيف نسيت تذكر تاريخ نهاية صلاحيتها ؟
ليس عليك تذكرها أبدا بل يجب أن تجد من يذكرك بها .
هل وثائقك أيضا مشتتة وفي كل مرة تحتاج الى وثيقة معينة تذهب الى مكتبك وتبدأ في البحث وتضييع الوقت ، أو قد تؤجل تجديد عقد ما لأن ليس لديك الوقت للبحث عن الوثائق؟ ودائما أمورك مشتتة ومعكسة بسبب ورقه تافهة؟
أليس كذلك؟
كيف أتعامل مع التواريخ و نهاية الصلاحيات؟
كنت تحدثت سابقا عن العقل الثاني second brain وأهميته في حفظ معلوماتك دون الحاجة الى أن تحملها في عقلك، ومن بين الأشياء المهمة التي استعمل فيها العقل الثاني هي الوثائق و تواريخ نهاية الصلاحيات .
جميع الوثائق : رخصة السياقة،أوراق السيارة ، جواز السفر، بطاقة الهوية الشخصية ، عقود العمل و أي وثيقة لديها تاريخ انتهاء صلاحية …ضعها في العقل الثاني وحدد لها تاريخ انتهاء صلاحيتها، وقم بوضع منبه لكي يرسل لك رسالة قبل بثلاثة أيام أو أسبوع أو حتى شهر من انتهاء الصلاحية.
في كل مرة يقترب موعد انتهاء صلاحية أي وثيقة، سوف يصلك ايميل او رسالة تخبرك عن موعد انتهائها .
كيف أتعامل مع الوثائق؟
قم بأخذ صور لجميع الوثائق، وضعها في العقل الثاني الخاص بك ، وفي كل مرة ستحتاج وثيقة معينة لن تضطر للبحث مرة أخرى، أو عندما يطلب منك شخص ما أن ترسل له وثيقة pdf أو على شكل صوره ،تذهب فقط وتقوم بتنزيلها وترسلها له في ثواني.
لن تضطر للذهاب والبحث في رفوف مكتبك، وتصوير الوثيقة مجددا وإرسالها أو ربما تضعها في قائمة مهامك وتبدأ في تأجيلها لأسبوع و أكثر..
خذ ساعة من وقتك واجمع جميع وثائقك وأوراقك والتقط لها صورا وحولها الى pdf وضعها في عقلك الثاني، وحدد لها وقت انتهاء صلاحيتها ، سوف تضع الوثائق مرة واحدة فقط ولن تضطر لإعادة وضعها مجددا .
وضعها في نظام مركز يسهل عليك الوصول إليها حتى عندما تكون مسافرا أو خارج مكتبك، تستطيع أن تدخل فقط من هاتفك وتصل على جميع المعلومات.
وقتك ثمين جدا كصاحب مشروع أو مقاول ولديك مسؤوليات ومشاكل عليك حلها ، لذلك تفريغ عقلك من هذه الأمور الثانوية مهم جدا للتركيز على ما هو أهم .
